Pengertian dan Contoh agar Dikenal Media

Hubungan masyarakat membutuhkan perlengkapan media untuk membangun hubungan yang baik dengan media.

perlengkapan media adalah dokumen yang berisi informasi mengenai perusahaan Anda, mulai dari visi dan misi, perjalanan bisnis, hingga produk terbaru.

Umumnya, perlengkapan media berisi materi-materi yang diberikan pada media guna memudahkan promosi dalam berbagai bentuk.

Dengan mengatur perlengkapan media yang lengkap, jurnalis dapat lebih mudah mengenal perusahaan Anda. Informasi dalam perlengkapan media akan membantu jurnalis menyusun berita.

Lalu bagaimana cara mengaturnya perlengkapan media yang informatif agar brand Anda mudah dikenali media? RadVoice Indonesia telah merangkumnya sebagai berikut.

Apa Itu Media Kit?

Menurut kawat berita, perlengkapan media adalah kumpulan informasi yang relevan dengan perusahaan, dan berguna untuk keperluan media.

perlengkapan media biasanya digunakan ketika perusahaan ingin menjalin kerja sama dengan media, pemberi pengaruhinvestor, atau calon klien.

Baca Juga: 4 Kunci Tingkatkan Brand Awareness dengan Media Relations

Perbedaan Perangkat Media dengan Perangkat Pers

Banyak brand yang menganggap istilah perlengkapan media dan perlengkapan pers adalah sama. Namun, beberapa sumber menilai bahwa perlengkapan media dan perlengkapan pers punya fungsi yang berbeda.

Mengutip Canva, perlengkapan pers adalah kumpulan materi terbaru yang disiapkan untuk perwakilan pers. Isinya membantu jurnalis memahami dan mempublikasikan informasi atau berita tertentu.

Membuat perlengkapan pers yang disukai jurnalis dapat memudahkan mereka untuk menulis berita dengan informasi dan gambar tersedia secara lengkap.

Sementara itu, perlengkapan media memiliki cakupan lebih luas. perlengkapan media tidak hanya dibagikan untuk media, tapi bisa digunakan oleh brand lain, pembuat konten, organisasi, dan pihak eksternal lainnya sebagai bahan referensi.

Kapan Brand Perlu Membuat Perangkat Media?

perlengkapan media menjadi alat yang sangat fleksibel dan dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan komunikasi eksternal.

perlengkapan media sangat berguna ketika brand ingin membangun koneksi atau menjalin kerja sama dengan pihak lain.

Anda dapat menggunakan perlengkapan media ketika brand ingin berhubungan dengan berbagai mitra, seperti brand lain, media, maupun pemberi pengaruh.

Untuk kepentingan investor, perlengkapan media juga bisa menjadi pendukung penting. Pastikan Anda menonjolkan data, statistik, serta pencapaian yang menunjukkan pertumbuhan dan potensi perusahaan.

Baca Juga: 5+ Cara Perusahaan Membangun Brand Image

Fungsi Perangkat Media untuk Brand

Menyiapkan perlengkapan media membawa banyak manfaat dan kemudahan bagi brand seperti:

1. perlengkapan media memudahkan Anda dalam membentuk gambaran perusahaan. Media akan mengacu kepada dokumen yang Anda siapkan, dan membentuk persepsi tentang perusahaan Anda dari informasi yang tertuang di dalamnya.
2. Memberikan dokumen yang mudah diakses memungkinkan media dalam menuliskan berita tentang perusahaan Anda secara lebih cepat. Beberapa informasi dalam dokumen perlengkapan media Anda akan membantu mereka dalam menyusun berita.
3. perlengkapan media menggambarkan brand dalam foto dan tulisan, sehingga perlengkapan media mampu membangun branding perusahaan melalui dokumen-dokumen yang ditampilkan.

Bagaimana Mengkompilasi Perangkat Media?

Lalu, apa saja hal yang perlu diperhatikan saat menyusun perlengkapan media? RadVoice memiliki lima cara melakukannya.

1. Pastikan Informasi yang Dicantumkan Baru dan Akurat

Selain informasi umum, Anda juga bisa membuat infografik yang menampilkan data-data statistik.

Sebelum menyajikan informasi-informasi tersebut, pastikan data yang Anda tampilkan merupakan yang terbaru dan akurat. Data yang salah dan usang akan memberi citra buruk pada perusahaan.

Salah satu tanda keberhasilan perlengkapan media Anda adalah ketika media mengasosiasikan perusahaan dengan topik dan nilai-nilai yang sesuai dengan brand Anda.

2. Data Visual Beresolusi Tinggi dan Bervariasi

Foto, video, dan logo perusahaan tidak kalah penting. Anda perlu menyediakan data-data ini dengan jumlah yang cukup dan kualitas yang premium.

Hindari kesalahan-kesalahan teknis seperti logo yang terlalu kecil, foto yang blur, atau bahkan logo lama perusahaan.

Memastikan dokumen-dokumen visual dipilih dan terkirim dengan baik berarti mengurangi potensi kekeliruan di masa depan.

3. Desain yang Ramah Pembaca

Baik perlengkapan media cetak atau elektronik, desain tata letak Anda memiliki peran yang krusial.

Desain perlengkapan media mampu menentukan apakah media akan membacanya hingga selesai atau sekilas saja.

Jika semua informasi tersebut disajikan secara serampangan, pembaca akan kesulitan dalam memahami informasi tersebut. Tidak peduli seberapa akurat dan menarik informasi di dalamnya.

4. Menyajikan Informasi Penting

Anda ingin menyajikan sebanyak-banyaknya informasi tentang perusahaan. Namun, banyak bukan berarti efektif.

Berikan informasi secukupnya. Pastikan informasi tersebut perlu diketahui oleh media.

Jika Anda sedang merilis produk terbaru, maka Anda juga perlu menyertakan siaran pers produk bersama perlengkapan media tersebut.

Pastikan rilis yang Anda kirimkan mudah dipahami oleh jurnalis.

5. Mencantumkan Profil-profil Individu yang Berpengaruh

Media maupun kolega baru Anda terinspirasi oleh kisah-kisah manusia.

Profil dan cerita tentang individu-individu suatu perusahaan dapat menjadi pemantik dalam keputusan-keputusan bisnis selanjutnya, misalnya, seperti siapa yang hendak diwawancara.

Tidak ada salahnya menampilkan beberapa individu yang berpengaruh dalam perusahaan, termasuk pendiri dan direktur.

Anda bisa menghadirkan sedikit latar belakang individu dan menautkannya ke dalam akun media sosial.

Praktik Terbaik Membuat Perangkat Media untuk Memperkuat Komunikasi Brand

Mengutip Canva, berikut lima langkah pembuatannya perlengkapan media untuk memperkuat komunikasi merek Anda:

1. Buat atau Edit Perangkat Media Templat

Setelah menyusun materi perlengkapan medialangkah selanjutnya yaitu membuat templat.

Banyak platform yang menawarkan kit media templat yang bisa digunakan atau dimodifikasi secara gratis.

Dengan menggunakan kit media templat yang sudah jadi tidak perlu diubah fontatau mengambil visual dari desain templat yang lain.

2. Masukkan Elemen merek Anda

Lengkapi perlengkapan media Anda dengan elemen visual yang mudah dikenali dan mewakili identitas brand. Gunakan logo yang jelas di bagian atas, dan pilih plaet warna yang sesuai identitas brand.

Konsistensi desain ini membantu media dan audiens mengenali brand Anda.

3. Tambahkan Materi Pendukung untuk Menyempurnakan Perangkat Media

Siapkan materi tambahan agar perlengkapan media Anda semakin lengkap. Jika bisnis Anda ingin diliput oleh media, sediakan berkas materi yang dapat diunduh.

4. Kolaborasi dengan Orang Lain dengan Lancar

Libatkan tim atau kolaborator lain untuk melengkapi perlengkapan media Anda. Berikan akses agar mereka melihat, mengomentari, atau mengedit.

Dengan begitu, Anda bisa memastikan pesan brand tersampaikan secara akurat sebelum perlengkapan media dipublikasikan.

5. Bagikan Perangkat Media Anda

Setelah selesai membuat perlengkapan mediasiapkan berbagai format untuk menjangkau audiens lebih luas.

Aktiflah membagikan perlengkapan media di berbagai platform agar semakin banyak pihak yang mengenal brand Anda. Semakin mudah media mengakses informasi resmi, semakin kuat pula komunikasi brand Anda di ruang publik.

Kesalahan Umum saat Menyusun Perangkat Media

Banyak brand membuat kesalahan ketika menyusun perlengkapan media. Hal ini bisa mengurangi peluang untuk kesempatan kerja sama lebih lanjut.

Mengutip Creatorsjet, hindari kesalahan umum ini agar perlengkapan media brand Anda tetap bagus:

1. Menggunakan data statistik yang sudah lama;
2. Tidak membuat ajakan bertindak (CTA) yang menarik;
3. Tidak menyesuaikan dengan tujuan brand atau kebutuhan pihak yang dituju;
4. Menggunakan salinan umum pada bagian”tentang brand”;
5. Format dan tata letak templat yang buruk.

Kesimpulan

perlengkapan media merupakan dokumen penting yang harus dilengkapi secara akurat. perlengkapan media memiliki banyak manfaat, seperti membangun merek perusahaan dengan dokumen yang ditampilkan.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat perlengkapan media adalah:

1. Pastikan informasi yang dicantumkan baru dan akurat;
2. Data visual beresolusi tinggi dan bervariasi;
3. Desain ramah pembaca;
4. Menyajikan informasi penting;
5. Mencantumkan profil-profil individu yang berpengaruh.

Apakah perlengkapan media Anda belum cukup memikat di mata jurnalis? Tim RadVoice siap membantu Anda merancang perlengkapan media yang baik, serta rilis berita yang benar-benar terhubung dengan pembaca dan media.