Apa Itu Media Advisory? Pengertian, Langkah, dan Contohnya

Setiap organisasi yang ingin tampil di media perlu tahu cara berkomunikasi dengan jurnalis secara efektif. Salah satu alatnya adalah penasehat media.

Radvoice sudah merangkum pengertian, langkah membuat, hingga contoh penasehat media yang bisa langsung Anda jadikan referensi.

Pengertian Penasihat Media

Penasihat media merupakan cara efektif lainnya untuk menyebarkan berita kepada massa.

Secara singkat, penasehat media adalah dokumen satu halaman yang ditulis untuk memberi tahu media tentang acara yang layak diberitakan dan tentunya terkait dengan bisnis Anda.

Dokumen ini dikirimkan beberapa hari sebelum acara, dan dikirimkan untuk kedua kalinya sehari sebelum acara atau pagi hari saat acara akan berlangsung. Setelah itu, media akan dihubungi untuk memberikan konfirmasi kehadiran.

Baca juga: PR Tak Cukup Jago Ngomong, Nilai Ini Selalu Ditanamkan Elvi Sihite kepada Mahasiswanya

Langkah-Langkah Membuat Penasihat Media

Tujuan dari penasehat media adalah untuk meyakinkan media agar mereka menghadiri acara Anda. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan memberikan mereka cerita yang menarik.

Dikutip dari Chatter Buzz, terdapat lima langkah membuat penasehat media yang harus Anda perhatikan.

1. Gunakan Kop Surat

Menggunakan kop surat adalah langkah membuat penasehat media yang menunjukkan profesionalisme perusahaan dan organisasi Anda.

Ini sekaligus menunjukan bahwa Anda adalah tuan rumah dari acara tersebut.

Hal ini akan membangun kredibilitas untuk acara Anda dan memberitahu pers bahwa Anda serius menggarap acara tersebut serta mengharapkan kedatangan mereka.

2. Tambahkan Informasi Kontak

Langkah-langkah untuk membuat penasehat media yang kedua yaitu menyisipkan kalimat “Penasihat Media” di pojok kiri atas halaman dengan huruf kapital dan di bawahnya informasi tanggal.

Setelah teks tersebut, masukkan informasi kontak siapa pun yang menjadi tuan rumah acara tersebut.

Idealnya, Anda bisa memasukan dua nama dalam kontak yang mudah dihubungi. Ini dapat membantu penerima undangan memiliki pilihan lain ketika menunggu tanggapan dari salah satu kontak yang tidak memberikan balasan dengan cepat.

Dengan cara ini, pers dapat memperoleh lebih banyak informasi tentang acara tersebut.

Informasi kontak harus mencakup:

Nama perusahaan

Nama setiap kontak

Jabatan mereka (misalnya: Koordinator Humas)

Nomor telepon

Alamat email

3. Tulis Judul yang Menarik Perhatian

Penulisan headline yang baik tidak hanya menarik perhatian pembaca, namun juga membuat mereka membaca artikel hingga selesai.

Memperhatikan judul berita adalah langkah membuat penasehat media yang sangat penting.

Tidak jauh berbeda dengan cara membuat judul siaran persjudul penasehat media bisa terdiri dari empat baris, termasuk sub-judul. Buatlah judul yang pendek, ringkas, dan menggunakan huruf yang besar serta tebal.

Ingatlah bahwa satu cara terbaik untuk memastikan Anda menarik perhatian pembaca adalah dengan menggunakan kata-kata kuat dalam judul. Kata-kata kuat adalah kata-kata persuasif yang dapat Anda gunakan dalam tulisan Anda untuk menambahkan lebih banyak deskripsi.

4. Berikan Informasi dengan Detail

Cakup semua informasi penting atau detail acara Anda dalam sebuah deskripsi singkat.

Dalam langkah-langkah pembuatannya penasehat untuk media, informasi penting yang juga harus disertakan: siapa, apa, kapan, di mana, dan mengapa (5W).

Dengan begitu, setiap pertanyaan yang mungkin dimiliki para penerima undangan Anda akan langsung terjawab.

5. Perhatikan Format Penulisan

Format penulisan juga harus diperhatikan saat membuat penasehat untuk media.

Jika penasehat media Anda lebih dari satu halaman, ketik ‘LAGI’ atau ‘LEBIH BANYAK’ di akhir halaman pertama.

Sertakan kembali nomor telepon yang dapat dihubungi dan judul di sudut kanan atas halaman-halaman berikutnya. Di akhir undangan, ketik “###” sebagai cara wartawan mengakhiri tulisan.

6. Distribusikan Penasihat Media

Langkah-langkah untuk membuat penasehat media yang terakhir yaitu pendistribusian. Setelah selesai, sekarang saatnya untuk mulai mengirimnya ke media.

Salah satu cara untuk mendistribusikannya adalah dengan mengirimkannya langsung ke kontak pers yang Anda miliki.

Perhatikan tips untuk mem-filter daftar media, sebab ini akan membantu Anda untuk fokus pada media terkait yang berpotensi menayangkan berita atau acara Anda.

Baca juga: 10 Tips Mengirim Press Release ke Media Asing, Lengkap dengan Topik yang Menarik

Contoh Penasihat Media

Saran media templat dapat sangat membantu menyederhanakan proses pembuatannya.

Strukturnya biasanya terdiri dari judul yang menarik perhatian, tanggal dan waktu rilis, serta detail acara yang mencakup kapan, di mana, siapa yang terlibat, apa yang terjadi, dan mengapa acara itu penting.

Di bagian akhir, selalu cantumkan kontak media untuk memudahkan jurnalis menghubungi pihak terkait.

Dilansir dari naeyc, berikut contoh penasehat media yang bisa dijadikan referensi:

[LOGO RADVOICE]

Untuk Rilis Segera [Kota, tanggal dan tahun]

Untuk informasi lebih lanjut, hubungi: [nama contanct person] [nomer telepon contact person]

RADVOICE GELAR WORKSHOP PR WRITING UNTUK PARA KOMUNIKATOR DI INDONESIA

Tingkatkan kemampuan komunikasi profesional lewat pelatihan intensif satu hari

JAKARTA — Radvoice mengundang media untuk meliput workshop Penulisan PR yang dirancang khusus bagi komunikator Indonesia. Acara ini menghadirkan para pakar komunikasi yang akan berbagi strategi dan teknik penulisan PR yang efektif.

Apa: Workshop PR Writing bersama Radvoice Siapa: [Narasumber yang akan mengisi] Kapan: [Tanggal dan waktu] Di mana: [Lokasi acara]

Untuk konfirmasi kehadiran atau pertanyaan lebih lanjut, hubungi [nama contact person] Dari [email protected] atau [nomor telepon contact person].

Radvoice adalah PR dan content agency berbasis di Jakarta yang membantu brand membentuk narasi, opini, dan kehadiran yang diperhatikan.

Baca juga: 5 Perbedaan PR & Jurnalistik, Serupa tapi Tak Sama!

Kesimpulan

Tujuan dari penasehat media adalah untuk memastikan bahwa akan ada liputan media tentang acara yang berhubungan dengan bisnis Anda. Perhatikan enam langkah membuat penasehat media.

1. Gunakan kop surat

2. Tambahkan informasi kontak

3. Tulis judul yang menarik perhatian

4. Berikan informasi dengan detail

5. Perhatikan format penulisan

6. Distribusikan penasehat media

Jika acara Anda diliput oleh media, maka acara tersebut akan dipublikasikan melalui media cetak, televisi, radio, dan media online. Penasihat untuk media dapat membantu menarik lebih banyak perhatian terhadap bisnis Anda.