9 Cara Membuat Press Kit yang Menarik bagi Jurnalis

Jika Anda ingin mempromosikan produk atau layanan baru, Anda perlu memahami cara menyusun perlengkapan pers untuk media.

Salah satu peralatan PR ini dapat memudahkan jurnalis untuk mendapatkan akses ke informasi penting perusahaan.

Di dalam perlengkapan perstersedia foto dan video berkualitas tinggi yang akan membangun citra merek perusahaan Anda.

Singkatnya, perlengkapan pers memudahkan media untuk mengakses informasi yang akurat tentang perusahaan Anda.

Folder dokumen ini mengumpulkan semuanya siaran perslembar fakta (lembar fakta)serta foto-foto yang menggambarkan produk dalam satu map.

Lalu, apa sebenarnya perlengkapan pers itu, dan bagaimana cara membuat perlengkapan pers yang memudahkan jurnalis? Simak ulasan lengkapnya dari ulasan dari RadVoice Indonesia.

Apa itu Perangkat Pers?

Jika Anda baru mengenal dunia PR, Anda mungkin bertanya apa itu PR perlengkapan pers?

Dilansir dari laman Prowly, perlengkapan pers adalah sekumpulan informasi yang dibutuhkan oleh media ketika mereka ingin meliput perusahaan Anda.

Perlengkapan pers bisa disusun dalam berbagai ukuran dan bentuk, seperti dokumen PDF, Microsoft Word, folder Google Drive yang berisi dokumen seperti siaran pers (versi PDF atau Word), foto, lembar faktamateri terkait, bahkan dalam bentuk cetak.

Lalu, apa saja yang wajib ada dalam perlengkapan pers?

Menurut Forbes, perlengkapan pers memuat informasi umum tentang perusahaan (gambaran umum perusahaan), informasi produk atau jasa, logo, aset media (foto atau video), detail kontak, dan materi lainnya.

Baca Juga: 5+ Cara Membuat Media Pitch yang Clickable

Perbedaan Perangkat Pers vs. Perangkat Media

Perlengkapan pers berisi informasi yang tepat waktu dan sering digunakan untuk acara, pembaruan produk atau jasa, hingga peluncuran produk.

Sementara menurut Agility PR, perlengkapan media adalah dokumen permanen yang berkembang seiring waktu.

Mengapa Perangkat Pers Penting untuk PR dan Jurnalis?

Perlengkapan pers memudahkan jurnalis untuk menulis tentang perusahaan Anda dengan menyediakan informasi dan gambar yang lengkap.

Dengan perlengkapan pers yang disiapkan dengan baik, baik Anda maupun jurnalis bisa menghemat banyak waktu.

Jurnalis tidak perlu mengirim email atau menunggu balasan, sedangkan Anda tidak perlu repot membalas setiap permintaan informasi media.

9 Cara Membuat Perangkat Pers yang Memudahkan Jurnalis

Seperti beberapa poin penting dalam siaran perspahami langkah-langkah dalam menyusunnya perlengkapan pers dapat mempermudah pekerjaan Anda.

Dalam artikel ini, RadVoice akan membahas langkah-langkah penting dalam membuat perlengkapan persseperti dikutip dari Indeed.

1. Tentukan Tujuan Perangkat Pers Sejak Awal

Sebelum mulai membuat perlengkapan perspenting untuk memahami tujuan penggunaannya. Sebagian besar perusahaan menggunakan perlengkapan pers untuk berbagai alasan seperti:

• Memperkenalkan produk atau layanan baru

Perlengkapan pers biasanya berfokus pada detail dan fitur produk, bukan hanya informasi perusahaan.

• Memperkenalkan bisnis baru

Perlengkapan pers mencakup informasi tentang perusahaan, produk atau layanan yang ditawarkan, dan cerita di balik pendirian bisnis tersebut.

• Mempromosikan sebuah acara

Perlengkapan pers berguna untuk menyediakan semua informasi penting yang dibutuhkan media dalam mempromosikan acara tersebut.

Baca Juga: 10 Perbedaan Press Release dan Berita + Tips Praktis Kapan Menggunakannya

2. Buat Profil Perusahaan yang Ringkas dan Informatif

Tuliskan deskripsi singkat tentang brand dan produk perusahaan Anda dalam maksimal dua paragraf. Gunakan bagian ini untuk menjelaskan misi, visi, serta tujuan perusahaan.

Mengutip Shopify, pastikan Anda mencantumkan informasi penting seperti tanggal pendirian, lokasi kantor, jumlah karyawan, serta latar belakang perusahaan.

Ingat, bagian ini biasanya menjadi hal pertama yang dilihat oleh jurnalis, jadi pastikan informasinya selalu terbaru dan akurat.

3. Masuk Siaran Pers atau Berita Baru

Mengutip Agility PR, siaran pers berisi informasi penting seperti peluncuran produk atau pencapaian sejarah perusahaan.

Siaran pers menjadi aset berharga yang harus diikutsertakan tekan kit Anda.

Hampir 70% jurnalis mengandalkan siaran pers untuk membuat berita mereka.

Jangan lupa untuk selalu memperhatikan kebutuhan dan pertimbangan wartawan saat menerima siaran pers.

4. Cantumkan Data & Fakta Penting dalam Bentuk Ringkas

Setelah menulis cerita bisnislangkah berikutnya adalah membuat daftar 5 hingga 10 fakta tentang perusahaan, acara, produk, atau layanan Anda.

Seperti halnya dalam siaran persmanfaat lembar fakta membantu jurnalis dalam meliput.

Namun, ingat bahwa fakta-fakta tersebut harus relevan dengan tujuan Anda. Permudahlah pekerjaan media untuk membuat konten menarik.

Beberapa informasi yang bisa Anda sertakan dalam lembar fakta meliputi:

• Tanggal pendirian bisnis
• Lokasi kantor pusat
• Jumlah karyawan
• Jumlah pelanggan
• Pelanggan utama
• Informasi penting lainnya

5. Tambahkan Foto, Logo dan Video Berkualitas Tinggi

Selanjutnya, Anda harus mengumpulkan foto-foto berkualitas tinggi dari produk Anda, acara perusahaan, karyawan, kantor atau pabrik Anda.

Anda dapat menggunakan gambar yang lebih kecil di seluruh perlengkapan pers Anda untuk menambah daya tarik visual dan membuatnya lebih informatif.

Pastikan foto-foto tersebut dapat dipublikasikan oleh media. Sertakan juga tautan unduh untuk logo dan video beresolusi tinggi yang dapat digunakan oleh wartawan.

6. Cantumkan Biografi Singkat Narasumber Utama

Jika Anda memiliki tim yang besar, sertakan biografi singkat dan foto setiap orang dalam tim Anda tersebut.

Minimal, Anda harus menulis biografi CEO dan pendiri serta mencantumkan foto.

Selain itu, jika ada beberapa eksekutif tingkat C dan karyawan tingkat senior, Anda juga dapat menyertakan biografi dan foto mereka.

Jika Anda mempromosikan sebuah produk, jasa, atau acara yang dipimpin oleh direktur atau manajer divisi terkait, pastikan biografi dan foto tersebut ada dalam perlengkapan pers.

7. Berikan Kontak Media yang Aktif dan Mudah Dihubungi

Langkah selanjutnya adalah menentukan siapa yang akan menjadi kontak utama jika ada media yang memiliki pertanyaan lebih lanjut.

Anda harus menyertakan nama kontak utama, alamat email, nomor telepon, lokasi, dan situs web perusahaan.

8. Gunakan Format Digital yang Mudah Diakses

Dilansir dari laman Shopify, banyak perusahaan kini menambah perlengkapan pers digital di situs web mereka agar jurnalis bisa menemukan informasi penting dengan cepat dan mudah.

Format digital perlengkapan pers yang umum digunakan bisa berupa Google Drive, Dropbox, atau halaman khusus di website.

9. Desain Perangkat Pers dengan Tampilan Profesional dan Rapi

Agar perlengkapan pers Anda meninggalkan kesan yang baik, pastikan desainnya mencerminkan identitas brand dengan konsisten.

Gunakan font dan warna yang mudah dibaca dan sesuai dengan merek Anda.

Tampilan yang profesional dan rapi akan memudahkan jurnalis dalam membaca dan memahami informasi.

Contoh Perangkat Pers yang Baik

Perangkat Pers Uber: Simpel dan efektif

uber adalah salah satu perusahaan yang sering menjadi sorotan media.

Perlengkapan pers Uber terintegrasi dengan platform berita online mereka.

Saat jurnalis mengunjungi halaman resmi Uber, mereka akan langsung disuguhi dengan informasi perusahaan terbaru, seperti siaran pers terkini, fakta perusahaan, sebelum mereka mengunduh aset digital.

Selain itu, desain yang digunakan sederhana dan profesional. Penggunaan warna, fontdan elemen grafis konsisten dengan identitas brand Uber.

Airbnb Perangkat Pers: Fokus pada Cerita

Airbnb memanfaatkan situs web khusus sebagai pusat informasi.

Situs web ini didesain sangat mudah dinavigasi dan menonjolkan cerita di balik merek Airbnb.

Perlengkapan pers Airbnb menyertakan banyak konten multimedia, seperti video, foto berkualitas tinggi, dan infografis.

Tips & Trik Tambahan untuk PR

Berikut tips & trik tambahan untuk PR dalam melengkapi perlengkapan pers agar mudah menarik jurnalis:

1. Memperbarui perlengkapan pers setiap ada kegiatan atau informasi terbaru.
2. Sediakan dua versi bahasa, miminal dalam bahasa Indonesia dan Inggris).
3. Hindari mengajukan atau dokumen yang terlalu berat.
4. Selalu uji tautan (link) sebelum dibagikan ke media.
5. Gunakan nada netral dan faktual.

Kesimpulan

Menyediakan perlengkapan pers saat Anda merilis produk, jasa, atau acara dapat membantu jurnalis dan menunjukkan bahwa Anda adalah perusahaan yang kredibel.

Langkah-langkah untuk membuat perlengkapan pers yang bisa Anda ikuti, yaitu:

1. Tentukan tujuan dari perlengkapan pers sejak awal

2. Buat profil perusahaan yang ringkas dan informatif

3. Masuk siaran pers atau berita terbaru

4. Menyertakan data & fakta penting dalam bentuk yang ringkas

5. Tambahkan foto, logo dan video berkualitas tinggi

6. Cantumkan biografi singkat narasumber utama

7. Berikan kontak media yang aktif dan mudah dihubungi

8. Gunakan format digital yang mudah diakses

9. Desain perlengkapan pers dengan tampilan profesional dan rapi.

Membuat perlengkapan pers bukanlah hal yang sulit. Coba buat perlengkapan pers untuk mempromosikan produk, jasa, atau acara Anda.

Apakah perlengkapan pers Anda belum cukup memikat di mata jurnalis?

Tim RadVoice siap membantu Anda merancang perlengkapan pers yang baik, serta rilis berita yang benar-benar terhubung dengan pembaca dan media.