5 Tools Terbaik untuk Mengelola PR Content Calendar Anda

Membangun brand gambar bukanlah hal yang mudah. Dibutuhkan strategi yang matang dan realistis agar brand dapat tumbuh kuat dan dipercaya publik.

Di sinilah peran penting dari PR kalender konten. Kalender ini membantu aktivitas PR diatur secara terstruktur, mulai dari siaran pers, anggukan media, hingga kampanye komunikasi jangka panjang.

Dengan banyaknya tenggat waktu yang harus dikelola, penggunaan peralatan untuk mengelola PR kalender konten menjadi penting.

Peralatan yang berkualitas biasanya dilengkapi dengan fitur-fitur dan otomatisasi yang mampu membuat pekerjaan Anda menjadi lebih efisien dan terorganisir.

RadVoice Indonesia akan membahas mulai dari definisi PR kalender konten hingga rekomendasi peralatan terbaik yang dapat membantu Anda mengelola jadwal konten PR secara optimal.

Apa Itu PR Kalender Konten?

PR kalender konten adalah rencana terstruktur dan strategis yang memetakan semua aktivitas komunikasi publikasi organisasi seperti siaran pers, acara, dan konten media sosial.

Tujuannya untuk memastikan konsistensi pesan, mengidentifikasi celah media, serta mengelola alur kerja tim secara efektif, seperti yang digambarkan oleh CoSchedule dan konsep perencanaan media secara umum.

Di dunia PR, kalender konten menjadi jadwal kerja yang digunakan untuk merencanakan, mengatur, dan melacak semua aktivitas komunikasi serta publikasi konten dalam periode waktu tertentu, baik mingguan, bulanan, maupun tahunan.

Dengan perencanaan yang jelas, brand dapat menyampaikan narasi yang berkelanjutan di media, bukan pesan yang terputus-putus.

Berikut beberapa manfaat utama PR kalender konten bagi bisnis:

• Brand tampil lebih konsisten dan profesional di media
• Pesan komunikasi lebih terarah dan terukur
• Reputasi brand dibangun secara jangka panjang
• Hubungan dengan media lebih terjaga

Ada empat tahapan dalam mempersiapkan PR kalender kontenantara lain menentukan tujuan PR, pemetaan isu, menyusun konten dan aktivitas PR, serta evaluasi PR kalender konten.

Baca Juga: Konten PR Dibuat AI, Bagaimana Jurnalis Menyikapinya?

Kriteria Memilih Alat Kalender Konten

Berikut 3 kriteria memilih peralatan untuk PR kalender konten:

Kolaborasi Tim yang Mudah

PR kalender konten menghidupkan strategi Anda, membantu Anda tetap terorganisasi, dan membuat kolaborasi antar anggota tim.

Penjadwalan dan Pengingat Otomatis

Dikutip dari Hootsuite, tim besar menggunakan kalender konten alat yang mendukung komunikasi antar platform, alur kerjadan proses persetujuan.

Anda dapat menjadwalkan konten sekaligus mendapatkan pengingat otomatis.

Pemantauan dan Evaluasi Kinerja

Peralatan yang baik juga harus menyediakan fitur untuk memantau dan mengevaluasi kinerja konten, sehingga strategi konten Anda bisa semakin matang.

5 Peralatan Populer untuk Tim PR

Adapun rekomendasi 5 alat populer untuk PR kalender konten Anda antara lain Trello, Notion, Asana, Airtable, dan Google Calendar.

Trello: Visual dan Dapat Disesuaikan

Trello menjadi salah satu alat yang paling mudah digunakan untuk menyusun strategi, merencanakan, menjadwalkan dan menerbitkan konten blog.

Fitur kotak masuk Trello memungkinkan Anda mengirim tugas ke Trello dari berbagai platform seperti e-mailSlack, dan Siri.

Selain itu, fitur perencana Trello memungkinkan Anda menyeret kartu tugas ke kalender yang terhubung.

Misalnya, Anda punya kartu bernama “Rilis Siaran Pers” dan Anda jadwalkan ke tanggal 10 Februari di kalender.

Dengan begitu, Anda dan tim bisa langsung lihat kapan tugas itu harus selesai.

Menambahkan kalender bersama adalah cara yang berguna untuk melihat dan menambahkan jadwal tim Anda.

Baca Juga: 7+ Alat Promosi Public Relations yang Wajib Anda Ketahui

Notion: Serba Bisa untuk Dokumentasi dan Kalender

Dengan menggunakan Notion, Anda dapat menggabungkan strategi konten, jadwal penerbitan, dan aset konten Anda di satu tempat.

Alat ini mampu menggabungkan informasi dan dokumen penting menjadi satu.

Dikutip dari Hootsuite, Notion cocok bagi individu atau tim yang membutuhkan fleksibilitas dalam perencanaan konten ringan serta mengatur alur kerja editorial.

Kelebihan Notion adalah mudah disesuaikan dan fleksibel, mudah berkomunikasi menggunakan fitur komentar, serta fitur pembuatan konten berbasis AI.

Asana: Menangani Tugas dan Tenggat waktu dengan Jelas

Menurut Non Profit Marketing Guide, Asana merupakan peralatan yang efektif untuk mengatur kalender konten.

Dengan Asana, Anda dapat membuat tugas dan subtugas, menetapkan tugas ke anggota tim, menetapkan tenggat waktu dan melacak progres pekerjaan.

Fitur-fitur tersebut sangat berguna saat bekerja dengan tim, karena mempermudah kolaborasi dan komunikasi.

Airtable: Fleksibel untuk Basis data Konten

Airtable adalah platform aplikasi terhubung yang memungkinkan tim untuk membangun aplikasi dan alur kerja khusus sesuai kebutuhan mereka.

Peralatan ini fleksibel karena digunakan untuk membuat kalender konten khusus selain banyak kasus penggunaan lainnya seperti kampanye, audit konten, dan manajemen aset.

Karena Airtable memungkinkan data saling terhubung, informasi di kalender Anda bisa langsung terintegrasi dengan berbagai fungsi pemasaran lain seperti penganggaran, manajemen vendor, manajemen acara, rencana peluncuran, dan lainnya.

Hal ini membantu alur kerja kerja yang efisien dan menghindari data yang terpisah-pisah.

Google Kalender: Simpel tapi Efektif

Google Kalender adalah peralatan yang mudah dikompilasi kalender konten.

Anda bisa menjadwalkan konten berdasarkan tanggal dan waktu spesifik, serta mendapat pengingat untuk tenggat waktu.

Setiap kali ada konten yang perlu diposting, cukup buat acara baru dengan deskripsi jenis konten tersebut.

Tips Menggunakan Peralatan Agar Lebih Efektif

Berikut tiga tips menggunakan alat kalender konten PR agar lebih efektif:

Sinkronisasi Antar Tim

Pastikan semua anggota tim selalu sinkron agar penggunaan tools PR calendar berjalan lancar.

Pakar pemasaran media sosial Viktorija Nikoloska menyarankan agar perencanaan konten dilakukan 1–2 minggu sebelumnya untuk menjaga alur kerja tetap terorganisir.

“Selaraskan konten dengan tanggal-tanggal penting, acara industri, dan hari libur,” ujar Viktorija.

Gunakan Label dan Kategori Konten

Manfaatkan label dan kategori memudahkan pengaturan konten. Misalnya, beri kategori “Konten April” untuk semua konten yang akan diposting pada bulan April.

Dengan dukungan mitra seperti RadVoice, perusahaan dapat menjalankan strategi PR yang lebih terarah untuk menyusun kalender konten.

Memperbarui Kalender Secara Berkala

Jangan lupa untuk memperbarui kalender konten rutin agar konten tetap segar dan audiens tidak bosan dengan konten yang itu-itu saja.

Kesimpulan

Dengan banyaknya tenggat waktu yang harus dikelola, penggunaan peralatan untuk mengelola PR kalender konten menjadi penting.

Ada 5 peralatan yang bisa menjadi alternatif PR kalender konten, yaitu Trello, Notion, Asana, Airtable, dan Google Calendar.

Jangan biarkan itu tenggat waktu dan ide konten terlewat begitu saja. Gunakan peralatan PR kalender konten dari RadVoice untuk menyusun dan memantau semua aktivitas PR Anda dalam satu platform yang praktis.