5 Cara Mendistribusikan Press Release agar Dimuat Media

Di dunia hubungan masyarakatmenulis siasan pers saja tidak cukup. Banyak siaran pers perusahaan yang sudah rapi dan informatif, tetapi tetap tidak mendapatkan publikasi karena distribusinya kurang tepat.

Padahal, cara mendistribusikan siaran pers sangat menentukan apakah sebuah informasi akan sampai ke meja redaksi atau tenggelam di kotak masuk email maupun pesan WhatsApp jurnalis.

Sebelum membahas distribusi, penting memahami terlebih dahulu apa itu press release yang berupa pernyataan resmi perusahaan untuk menyampaikan informasi bernilai berita kepada media. Tanpa strategi distribusi yang tepat, siaran pers berita berpotensi besar tidak pernah dibaca, apalagi dimuat.

Pengertian Siaran Pers

Siaran pers adalah dokumen resmi yang dikeluarkan perusahaan atau organisasi untuk menyampaikan informasi penting kepada media.

Fungsinya bukan hanya sebagai pengumuman, tetapi juga sebagai alat komunikasi strategis untuk membangun citra, reputasi, dan kepercayaan publik.

Menurut situs Prowly, siaran pers adalah sebuah alat untuk mengumumkan informasi bernilai berita dengan cara yang paling objektif.  Pengertian lain dari laman Fit Small Business, rilis adalah sebuah dokumen ringkas yang didistribusikan ke media dan informasinya bernilai berita.

Tujuan utama siaran pers adalah mendapatkan “panggung” publisitas media yang kredibel. Karena itu, isinya harus memenuhi kaidah jurnalistik dan memiliki nilai berita.

Hal ini juga berkaitan erat dengan jenis dan fungsi siaran pers yang beragam, mulai dari pengumuman produk, kerja sama, hingga krisis.

Biasanya siaran pers akan ditangani departemen hubungan masyarakat (humas), agensi hubungan masyarakat (PR), atau tim komunikasi internal perusahaan atau brand.

Setelah itu, mereka mengirim rilis kepada rekan media melalui email redaksi atau email pribadi jurnalis. Dokumen ini juga dapat disebarkan melalui media sosial atau situs resmi perusahaan.

Baca juga: 3+ Pertimbangan Wartawan saat Menerima Press Release

5 Cara Mendistribusikan Siaran Pers yang Tepat

Cara pertama agar siaran pers dimuat media massa adalah memiliki cerita yang relevan dengan audiens dan diiringi sudut pandang yang menarik.

Namun, tahukah Anda bahwa cara distribusi siaran pers juga menjadi kunci dari kesuksesan siaran pers? Ya, distribusi siaran pers dapat menjadi elemen kunci dalam membuat cerita Anda menjadi berita.

Berikut lima cara mendistribusikan siaran pers yang umum digunakan, lengkap dengan gambaran kelebihan dan keterbatasannya.

1. Distribusi Langsung ke Email Jurnalis

Mengirim siaran pers langsung ke email jurnalis adalah cara paling klasik dan personal. Kelebihannya, pesan bisa disesuaikan dengan lingkup liputan jurnalis terkait, sehingga peluang dibaca lebih besar.

Namun, cara ini membutuhkan basis data jurnalis yang valid dan terkini. Jika tidak tepat sasaran atau terkesan massal, email berisiko diabaikan atau masuk spam.

2. Menggunakan Media Basis data atau Peralatan PR

Media basis data atau peralatan PR membantu PR profesional mengelola kontak jurnalis berdasarkan kategori media dan topik liputan. Cara ini lebih efisien dibanding manual karena mempercepat proses distribusi.

Keterbatasannya, peralatan semacam ini tetap membutuhkan strategi personalisasi. Tanpa pendekatan yang relevan, siaran pers tetap bisa tenggelam di antara ratusan rilis lainnya.

3. Memanfaatkan Layanan Distribusi dari PR Agency

Menggunakan layanan distribusi dari PR agency sering menjadi pilihan paling efektif karena didukung relasi media, pemahaman redaksi, dan pengalaman strategis. Pendekatan ini memungkinkan siaran pers perusahaan dikemas dan disalurkan sesuai standar media.

Sebagai catatan realistis, tidak ada layanan distribusi yang bisa menjamin 100% publikasi karena keputusan akhir tetap berada di tangan redaksi masing-masing media.

Namun, dukungan strategi, penentuan posisi berita, dan jaringan media membuat opsi ini sering menjadi pilihan terbaik untuk meningkatkan peluang tayang, termasuk layanan distribusi yang disediakan oleh RadVoice.

4. Menggunakan PR Distribution Platform

Platform distribusi seperti newswire memungkinkan siaran pers tersebar luas ke berbagai media sekaligus. Kelebihannya terletak pada jangkauan dan kecepatan distribusi.

Di sisi lain, pendekatan ini cenderung kurang personal dan berbiaya relatif tinggi. Tidak semua media juga menggunakan konten dari platform tersebut sebagai bahan liputan utama.

5. Publikasi di Situs web Perusahaan

Mempublikasikan siaran pers Dari situs web perusahaan adalah cara paling mudah dan sepenuhnya berada dalam kendali internal. Ini penting sebagai arsip resmi dan referensi informasi.

Namun, kekurangannya adalah jangkauan terbatas. Tanpa promosi tambahan, tidak semua orang, termasuk jurnalis, akan secara aktif mengunjungi situs web perusahaan untuk mencari siaran pers terbaru.

Baca juga: 5+ Jenis Press Release dan Fungsinya, Mana yang Cocok untuk Perusahaan Anda?

Alasan Perlunya Distribusi Siaran Pers Secara Tepat

Distribusi siaran pers yang tepat secara langsung memengaruhi peluang publikasi.

Media menerima ratusan email setiap hari, sehingga siaran pers yang salah sasaran atau dikirim dengan cara tidak profesional sangat mudah diabaikan.

Selain itu, distribusi yang kurang tepat sering menjadi penyebab utama siaran pers tak dimuat di media, bukan semata karena kualitas isi. Masalah seperti salah memilih media, waktu pengiriman yang tidak ideal, atau format yang tidak sesuai kebutuhan redaksi sering kali menjadi penghambat utama publikasi.

Praktik Terbaik Saat Mendistribusikan Siaran Pers

Agar distribusi berjalan optimal, ada beberapa praktik terbaik yang perlu diperhatikan.

Mengirim Pada Waktu yang Tepat

Waktu pengiriman sangat berpengaruh. Umumnya, hari kerja pagi hingga menjelang siang menjadi waktu ideal karena redaksi masih menyusun agenda liputan.

Kapan siaran pers tidak terikat dengan waktu untuk publikasi, materi juga dapat dikirimkan pada malam hari untuk dipublikasikan pada esok paginya.

Menggunakan Subjek Email yang Jelas

Subjek email harus singkat, informatif, dan mencerminkan isi press release. Hindari subjek yang terlalu promosi atau clickbait karena berpotensi langsung dihapus.

Menyediakan Kontak yang Mudah Dihubungi

Cantumkan kontak PR yang aktif dan responsif. Jurnalis sering membutuhkan konfirmasi cepat, dan keterlambatan respons bisa menghilangkan peluang publikasi.

Menyertakan Perangkat Media

perlengkapan media membantu jurnalis mendapatkan informasi pendukung seperti profil perusahaan, logo, dan foto resmi. Ini mempermudah proses penulisan dan meningkatkan kemungkinan press release berita Anda digunakan.

Baca juga: 5 Langkah Wawancara Narasumber Lewat Telepon agar Press Release Lebih Akurat

Kesimpulan

Distribusi adalah tahap krusial dalam strategi hubungan masyarakat. Dengan memahami cara mendistribusikan siaran pers yang tepat, mulai dari pendekatan langsung, pemanfaatan peralatanhingga dukungan PR agency seperti RadVoice, perusahaan dapat meningkatkan peluang liputan media secara signifikan.

Pada akhirnya, kombinasi antara konten yang bernilai berita dan strategi distribusi yang tepat akan menentukan seberapa jauh pesan perusahaan sampai ke publik.

Itulah beberapa hal yang harus Anda perhatikan. Namun tentu saja, jangan pernah melupakan poin-poin penting dalam siaran pers dan memahami apa saja pertimbangan wartawan saat menerima siaran pers.

Sudah siap untuk mempublikasikan berita baik dari perusahaan Anda? Tim RadVoice akan senang sekali untuk berkolaborasi mewujudkannya.